자동화를 만든 사람이 퇴사하면 — 넘겨받을 때 챙길 것

자동화는 만든 사람이 있는 동안에는 잘 돕니다. 문제는 그 사람이 회사를 나간 다음입니다. 대부분 에러 없이 조용히 멈춥니다. 그리고 멈춘 것을 아는 것은 하루 뒤, 아니면 누군가 「요즘 그 메일이 안 오네요」라고 말할 때입니다.

저희가 시트 알림, 폼 접수 알림, 아침 보고 메일, n8n 워크플로를 만들면서 적어 둔 기록을 다시 읽어 보면, 「이건 만든 사람에게 묶여 있다」고 적은 곳이 여러 군데 있습니다. 계정에 묶인 것, PC에 묶인 것, 그 사람만 아는 비밀번호에 묶인 것. 이 글은 그것들을 넘겨받는 사람 입장에서 모은 것입니다.

먼저 밝혀 둡니다. 저희가 실제로 퇴사자의 자동화를 넘겨받아 본 기록은 아닙니다. 만들면서 「사람이 바뀌면 여기서 멈춘다」고 확인하거나 적어 둔 것들을 모았고, 넘겨받는 절차 자체는 해 보지 않은 것이 있습니다. 그런 곳은 그렇다고 적었습니다.

먼저 목록 — 무엇이 누구에게 묶여 있나

넘겨받을 때 가장 먼저 할 일은 목록입니다. 자동화 하나하나가 어디에 묶여 있는지부터 적습니다.

자동화	묶여 있는 곳	그 사람이 나가면
구글 시트·폼의 Apps Script 트리거	트리거를 건 사람의 구글 계정	계정 권한이 사라지면 멈춤. 실패 알림도 그 사람에게 감
구글 폼의 파일 업로드	설문지 소유자의 구글 드라이브	올라온 파일이 그 사람 드라이브에 있음
사이트 문의 폼의 메일 발송(Gmail 경유)	그 사람 계정의 앱 비밀번호	계정이 정리되면 발송이 끊김
PC에 깐 n8n	그 PC, 그 사용자 폴더(.n8n)	PC를 정리하면 워크플로·자격증명·기록이 같이 사라짐
n8n 자동 시작	그 사용자 계정의 로그온	그 계정으로 아무도 로그인하지 않으면 n8n이 안 뜸
자동화가 보내는 메일의 받는 주소	코드나 노드에 적힌 주소	퇴사자 메일함으로 계속 감

마지막 줄이 의외로 자주 빠집니다. 저희가 만든 자동화도 전부 받는 주소가 코드나 노드 안에 한 줄로 적혀 있었습니다. 자동화가 멀쩡히 돌아도 알림이 떠난 사람의 메일함으로 가면, 받는 쪽에서는 멈춘 것과 같습니다.

구글 시트·폼 자동화 — 계정에 묶여 있습니다

시트 알림을 만들 때 적어 둔 문장이 있습니다. 트리거는 스크립트를 만든 사람 계정으로 돌고, 그 사람이 퇴사하거나 권한을 잃으면 알림이 멈추며, 멈춰도 하루 뒤에야 압니다. 하루 뒤인 이유는 트리거의 「트리거 실패 알림 설정」 기본값이 「매일 알림」이기 때문입니다. 그리고 그 실패 알림은 트리거를 건 사람에게 갑니다.

Apps Script 공식 문서도 설치형 트리거에 대해 「Installable triggers always run under the account of the person who created them.」라고 적고 있습니다.

넘겨받을 때 확인할 것은 이렇습니다.

트리거가 몇 개이고 각각 무엇인지. 아침 보고 메일을 만들 때 보니, 트리거 목록에는 「시간 기반」이라고만 나와서 같은 함수에 건 트리거 두 개가 똑같아 보였습니다. 한 번만 도는 것인지 매일 도는 것인지는 줄에 마우스를 올려 연필(트리거 수정)을 눌러야 보였습니다. 한 번 돌고 끝난 트리거도 지워지지 않고 「사용 중지됨」으로 남아 있었습니다. 목록의 줄 수가 곧 돌고 있는 자동화 수가 아닙니다.

코드가 무엇에 기대고 있는지. 폼 접수 알림은 시트의 열 이름으로 값을 읽었는데, 그 열 이름은 폼의 질문 제목 그대로였습니다. 넘겨받은 사람이 폼을 손보다가 질문 제목을 바꾸면 알림에서 그 칸이 빕니다. 폼에서 질문을 지워도 시트 열은 남는다는 것도 확인했습니다. 폼을 고치기 전에 코드가 어떤 이름을 읽는지부터 보십시오.

파일이 어디로 가는지. 폼에 파일 업로드 질문을 넣으면 「파일이 설문지 소유자의 Google Drive에 업로드됩니다」라는 안내가 뜹니다. 소유자가 떠나면 그동안 받은 파일이 그 사람 드라이브에 남습니다.

멈춘 것을 그날 알게 해 두기. 아침 보고 메일은 어제 기록이 없어도 「(기록 없음)」을 붙여 보내게 만들었습니다. 이유가 바로 이것이었습니다. 매일 오던 메일이 안 오면 그날 압니다. 안 보내게 만들었다면 「기록이 없는 날」과 「트리거가 죽은 날」을 구분할 수 없습니다.

여기서 해 보지 않은 것이 있습니다. 스크립트나 트리거를 다른 계정으로 옮기는 절차입니다. 넘겨받는 사람이 자기 계정으로 트리거를 다시 거는 것이 가장 단순해 보이지만, 저희는 그 과정을 시험하지 않았습니다. 트리거를 새로 걸면 권한 창이 다시 뜨고 그 사람 계정으로 승인하게 된다는 것까지가 저희 기록에서 말할 수 있는 범위입니다.

사이트 문의 폼의 메일 — 앱 비밀번호

회사 사이트의 문의 폼이 Gmail을 거쳐 메일을 보내게 해 두었다면, 그 발송은 앱 비밀번호 하나에 걸려 있습니다. 문의 폼 메일을 붙일 때 적은 것처럼, 앱 비밀번호는 2단계 인증이 켜진 계정에서만 만들 수 있고, 16자리는 화면을 닫으면 다시 볼 수 없으며, 발급에는 계정 주인의 손이 필요합니다. 그때도 담당자가 자리에 없으면 며칠이 걸릴 수 있다고 적었습니다.

넘겨받을 때는 발송 계정이 누구 것인지부터 확인합니다. 개인 계정이면 공용 계정으로 옮기는 편이 낫습니다. 그리고 메일이 끊겨도 문의가 사라지지 않게, 제출 내용이 사이트 안에 저장되는지 확인하십시오. 그 글에서 가장 먼저 하라고 적은 것도 저장이었습니다.

PC에 깐 n8n — 폴더 하나가 전부입니다

n8n을 사무실 PC 한 대에 두고 쓰고 있었다면, 넘겨받을 것은 사실상 그 PC의 사용자 폴더 아래 .n8n 폴더 하나입니다. 워크플로, 자격증명, 계정, 실행 기록이 전부 여기 있습니다.

백업과 복원을 직접 해 봤을 때 결과는 이랬습니다.

넘겨받는 방법	결과
n8n을 끈 상태에서 .n8n 폴더 통째로 복사	로그인·Publish 상태·실행 기록·자격증명이 그대로
워크플로 JSON만 내려받아 둠	자격증명 비밀번호 없음. 계정 없음(「Set up owner account」부터). Publish 풀림. 실행 기록 0건
자격증명을 내보냈지만 config 파일 없이	「Successfully imported」인데 열면 칸이 비어 있음

가장 중요한 파일은 가장 작은 파일이었습니다. .n8n 폴더 안의 config, 56바이트입니다. 자격증명을 잠근 암호화 키가 들어 있고, 이것 없이 옮긴 자격증명은 가져오기에 「성공」해도 풀리지 않았습니다. 화면에는 키가 다르다는 말이 없고, 칸이 비어 있을 뿐입니다. 그 비밀번호를 아는 사람이 이미 회사를 나갔다면 거기서 멈춥니다.

n8n 공식 문서의 설명도 같습니다. 「n8n creates a random encryption key automatically on the first launch and saves it in the ~/.n8n folder. n8n uses that key to encrypt the credentials before they get saved to the database.」

데이터베이스 파일은 세 개를 같이 챙겨야 했습니다. database.sqlite 하나만 복사했다면, 그 PC에서는 나흘치 변경이 옆의 -wal 파일에만 있어서 빠졌을 것입니다.

넘겨받을 때 더 확인할 것.

• 자동 시작이 누구 계정에 걸려 있는지. 저희가 건 자동 시작은 「이 사용자가 로그온할 때」였습니다. 그 계정으로 누군가 로그인해야 n8n이 뜹니다. 퇴사자 계정을 잠그면 다음 재부팅부터 n8n이 안 뜹니다
• 스크립트에 적힌 경로. 자동 시작 스크립트에는 사용자 폴더, node.exe의 위치, npx 캐시 폴더 경로를 직접 적었습니다. PC나 계정이 바뀌면 이 경로가 전부 바뀝니다
• 끄는 방법. 작업 스케줄러의 「끝」을 눌러도 n8n은 살아 있었습니다. 따로 만든 끄는 파일(stop-n8n.cmd)이 있으면 그것으로 끄십시오
• 워크플로끼리의 참조. 실패 알림 워크플로를 다른 워크플로들이 가리키고 있었는데, 그걸 지워도(Archive) 경고가 없었고 참조 칸에는 ID 문자열만 남았습니다. 넘겨받으면서 정리한다고 지우기 전에 무엇이 무엇을 가리키는지 먼저 보십시오
• 자격증명의 주인. 메일을 보내는 SMTP 자격증명이 누구 계정인지. n8n 안의 워크플로가 멀쩡해도 발송 계정이 정리되면 메일이 안 나갑니다

떠나는 사람이 남길 것 — 한 장

넘겨받는 쪽이 할 일을 줄이려면, 떠나는 사람이 한 장만 남기면 됩니다.

항목	적을 것
자동화 목록	이름, 무엇을 하는지, 언제 도는지(트리거 종류)
묶인 곳	어느 계정, 어느 PC, 어느 드라이브
받는 주소	알림이 가는 메일 주소 전부
비밀값	무엇이 있는지만 (값 자체는 적지 않음)
n8n	.n8n 폴더 위치, config 파일을 따로 보관한 곳, 자동 시작 방식, 끄는 방법
멈췄을 때	어디서 실패를 확인하는지 (실행 기록 위치, 실패 알림을 받는 사람)

비밀값은 적지 않는 것이 원칙입니다. n8n 자격증명을 평문으로 내보내는 옵션(--decrypted)이 있는데, 그렇게 만든 파일은 그 자체가 비밀번호 파일이라 저희도 쓴 뒤 지웠습니다. config 파일도 워크플로 JSON과 같은 자리에 두지 않는 편이 낫습니다. 둘이 같이 있으면, 그 파일을 가진 누구나 모든 자격증명을 풀 수 있습니다.

넘겨받는 날 점검표

1. 목록을 만든다. 트리거는 연필을 눌러 하나씩 확인
2. 받는 주소를 전부 바꾼다
3. 트리거 실패 알림을 「즉시」로, 받는 사람을 새 담당자로
4. 매일 도는 것은 「없음」이라도 보내게 되어 있는지 본다
5. 메일 발송 계정(앱 비밀번호, SMTP)이 누구 것인지 확인
6. n8n은 끈 상태에서 .n8n 폴더를 통째로 복사해 둔다. config는 따로
7. 자동 시작이 걸린 계정과 스크립트 안의 경로를 확인
8. 떠나는 사람 계정을 잠그기 전에 1~7을 끝낸다

8번이 순서의 핵심입니다. 계정을 먼저 잠그면, 그 계정에 묶인 트리거와 실패 알림과 앱 비밀번호가 동시에 멈추고, 멈췄다는 알림은 잠긴 계정으로 갑니다.

이 글이 다루지 않은 것

실제 퇴사·인수인계를 겪은 기록은 없습니다. 만들면서 사람에게 묶인다고 확인하거나 적어 둔 곳을 모은 것입니다.

Apps Script 프로젝트나 트리거의 소유권을 다른 계정으로 옮기는 절차는 시험하지 않았습니다.

n8n 폴더 복사는 같은 PC 안에서 해 본 것입니다. 다른 PC로 옮기는 것, n8n 버전이 다른 PC로 옮기는 것은 해 보지 않았습니다.

요약

묶인 곳	확인할 것
구글 계정 (트리거)	트리거 목록을 연필로 하나씩, 실패 알림 받는 사람, 「기록 없음」도 보내는지
구글 드라이브 (폼 파일)	업로드 파일이 누구 드라이브에 쌓였나
앱 비밀번호 (문의 폼 메일)	발송 계정의 주인, 사이트 안 저장 여부
PC 사용자 폴더 (n8n)	.n8n 통째 복사(끈 상태), config 56바이트 따로
로그온 (n8n 자동 시작)	어느 계정으로 로그인해야 뜨나, 스크립트 안 경로
받는 주소	코드·노드에 적힌 주소 전부

자동화는 만든 사람이 나가도 에러를 내지 않습니다. 조용히 멈추고, 멈췄다는 알림은 나간 사람에게 갑니다. 그래서 넘겨받는 일은 계정을 잠그기 전에 끝내야 합니다.

넘겨받을 것이 무엇인지부터 막히시면 문의로 알려 주십시오. 위 목록으로 한 장 만드는 정도는 같이 봐 드릴 수 있습니다.

참고 (2026-09-23 확인)
– Google Apps Script 공식 문서 — 설치형 트리거 (developers.google.com/apps-script/guides/triggers/installable): 「Installable triggers always run under the account of the person who created them.」
– n8n 공식 문서 — Set a custom encryption key (docs.n8n.io/deploy/host-n8n/configure-n8n/basic-configuration/configuration-examples/set-a-custom-encryption-key): 「n8n creates a random encryption key automatically on the first launch and saves it in the ~/.n8n folder. n8n uses that key to encrypt the credentials before they get saved to the database.」 · 환경 변수 N8N_ENCRYPTION_KEY